Beruf & Bildung
25.02.2021

Keine Angst vor Online Meetings

Durchblick im Videocallwirrwarr

Durch den Corona-Lockdown mussten wir uns an neue Formen der Kommunikation gewöhnen. Insbesondere persönliche Treffen blieben und bleiben uns wohl noch eine Weile verwehrt. Es stellt sich heraus, dass uns persönliche Treffen leichter fallen. Momentan kommen wir jedoch nicht darum herum andere Kommunikationsformen zu nutzen, um insbesondere im geschäftlichen Bereich weiter voran zu kommen und am Ball zu bleiben.

Auch in der Geschäftsstelle haben wir seit letztem Jahr viel Neues dazugelernt und haben langsam einen guten Ein- und Überblick über die gängigsten Online-Meeting Tools bekommen. Einige Erfahrungen möchten wir mit Ihnen teilen. Dabei soll aber gesagt sein, dass es neben der folgenden Auflistung noch mehr Methoden und Anbieter gibt, um digital zu kommunizieren. Alle Anbieter hier zu beschreiben würde aber den Rahmen des Formates sprengen. Nichtsdestotrotz wollen wir unser Wissen und unsere Erfahrungen teilen. Vielleicht hilft es dem einen oder der anderen sich im Wirrwarr der Möglichkeiten zurechtzufinden.

Die Basics
Eins haben alle Konferenz- und Meetingtools gemeinsam: sie gewährleisten Videotelefonie für mehr als zwei Personen. Entweder ist es tatsächlich ein Telefonat mit einer oder mehreren Personen oder das virtuelle Treffen hat einen Konferenz- Stil. Hierbei bleibt im Grunde alles wie gewohnt, auch wenn es ein Online Format ist. Während im Telefonat alle miteinander reden, ist es bei Konferenzen so, dass hauptsächlich eine Person spricht und die restlichen „Anwesenden“ zuhören, beispielsweise, wenn es um einen Vortrag oder eine Präsentation geht. Alle Teilnehmer können trotzdem Fragen stellen und sich einbringen, entweder in einem Chat (textlich) oder eben auch, wie gewohnt, mündlich.

Wie komme ich in einen Video-Anruf?
Es gibt zwei Möglichkeiten. Entweder Sie laden zu einem Online Treffen ein, oder Sie werden dazu eingeladen. Werden Sie eingeladen ist es sehr einfach sich dann in das Treffen „einzuwählen“. Handelt es sich um einen Video-Anruf, müssen Sie lediglich das Gespräch annehmen. Handelt es sich um einen Konferenztermin, wird eine Einladung dafür geschickt. In der Einladung befindet sich dann ein Link, der angeklickt werden muss. Wenn der Link angeklickt wird, gelangt man zum Meeting. Wenn Sie ein Online Meeting erstellen möchten, kommt es darauf an, welches Meeting Tool Sie verwenden. Entweder rufen Sie die entsprechenden Personen an (so wie in einem Telefonat), oder Sie legen einen Termin fest, zu dem alle eingeladen werden. Verschicken Sie dann die Einladung, müssen Sie den Link mitschicken, der für das Treffen vom Programm generiert wurde.

Bildschirm teilen
Gibt es während eines Online Meetings etwas zu zeigen (eine Präsentation, Bilder, Texte, etc.) kann jeder Teilnehmer eines Videoanrufs oder einer Videokonferenz bei allen Videokonferenz- Tools seinen eigenen Bildschirm für die restlichen Teilnehmer sichtbar machen (Bildschirm teilen). Dies ist sinnvoll, wenn jemand etwas anhand einer Darstellung erklären möchte.

Mikrofon an-/ausschalten
Um nicht die Geräusche aller Teilnehmer bei einer Konferenz mitzubekommen, können diese stummgeschaltet werden. Dies ist auch in kleinen Runden möglich und sinnvoll, da es sonst zu vielen störenden Nebengeräuschen kommen kann. Jeder Teilnehmer eines Video-Anrufes sollte sein Mikrofon nur anmachen, wenn er auch spricht. Anschließend sollte es wieder ausgemacht werden. In größeren Konferenzen mit vielen Teilnehmern kann es sein, dass Ihr Mikrofon von vornherein ausgeschaltet ist bzw. der Moderator der Veranstaltung Sie stummschalten kann.

Welchen Anbieter soll ich benutzen?
Es gibt viele verschiedene Systeme, die genutzt werden können. Hierbei kommt es darauf an, wen Sie aus welchem Grund anrufen wollen. Geht es um private Videoanrufe oder Absprachen mit den Kollegen, brauchen Sie ein Tool, mit dem Sie anrufen können. Möchten Sie Personen zu einem Vortrag einladen, brauchen Sie ein Konferenztool, mit dem Sie ein Meeting planen und die Teilnehmenden einladen können.

Wir stellen hier die gängigsten Programme einmal vor:

Skype
Skype ist vielen wohl bekannt. Dieses Video Call Programm gibt es schon lange und ist eine bewährte Methode, um Video-Anrufe zu tätigen. Es können bis zu 50 Personen gleichzeitig angerufen werden. Das Programm lässt sich kostenlos auf Handys und PCs installieren. Auf vielen Smartphones ist die App schon vorinstalliert und wer mit Microsoft Outlook arbeitet, besitzt bereits auch ein Konto, um sich bei Skype anzumelden. Auch sonst ist die Anmeldung problemlos möglich. Eine Anmeldung ist hierbei nicht einmal zwangsläufig notwendig.

Ein Anruf kann auch über den Internet- Browser gestartet werden („Skype for Web“). Somit können auch nicht registrierte Personen Skype verwenden. Von Skype aus können auch Mobil- oder Festnetznummern angerufen werden. Für diese Option fallen dann allerdings Gebühren an, meist aber zu einem verhältnismäßig günstigen Preis. Alles in allem ist Skype wohl der altbekannte Allrounder, auf den gerne zurückgegriffen wird. Es ist einfach zu bedienen, kostenlos und mit vielen Funktionen definitiv empfehlenswert.

Microsoft Teams
Teams ist im Microsoft 365 Paket enthalten und wird mittlerweile, insbesondere wegen Corona und der vielerorts eingeführten Homeoffice Regelungen, in vielen Unternehmen gerne verwendet. Das Programm ist mit den anderen Microsoft Office Teilen verknüpft, beispielsweise dem Outlook Kalender, dem OneDrive Ordner oder auch dem OneNote Notizbuch. Somit ist eine komfortable Nutzung der Dateien in allen Programmen möglich.

Das Programm kann auf allen Geräten (PC, Handy, Tablet) kostenlos heruntergeladen werden. Mit einer Mail Adresse kann sich angemeldet werden, um die Funktionen uneingeschränkt nutzen zu können. In Teams können 300 Personen gleichzeitig im Video Anruf anwesend sein. Es können auch Sitzungen geplant und als Link an die Teilnehmer verschickt werden. Somit ist Teams ein 2 in 1 Programm. Sowohl einfache Anrufe (an eine oder mehrere Personen), als auch geplante Meetings können durchgeführt werden. Teams ist ein sehr gutes Werkzeug für die Kommunikation innerhalb von Unternehmen.

Es können nicht nur Video Konferenzen abhalten werden, zusätzlich kann auch mit mehreren Leuten in Gruppen (Teams) gemeinsam an Dokumenten gearbeitet, Aufgaben verteilt und sich teamintern über das Projekt abgestimmt werden. Des Weiteren gibt es eine Chatfunktion, die funktioniert wie die gängigen Messenger Apps. Zusätzlich zu den Grundfunktionen kann man auch noch weitere hilfreiche Werkzeuge hinzufügen, zum Beispiel einen Planer, eine Mindmapfunktion oder Abstimmungswerkzeuge. Vieles ist sehr intuitiv und einfach zu bedienen, auch wenn die Auswahl an Funktionen in dem Programm zunächst für einige erschlagend wirkt. Es geht sehr schnell sich einzuarbeiten und sich mit Teams anzufreunden.

Zoom
Zoom ist, ähnlich wie Teams, eher ein geschäftlich genutztes Instrument. Jedoch ist Zoom, anders als Teams, dafür geeignet Konferenzen im Online Seminar Stil abzuhalten und somit vor allem auch mit externen Personen zu kommunizieren. Die Konferenzen können in sehr großem Rahmen abgehalten werden. Bis zu 1000 Teilnehmern ist es möglich einer Konferenz beizuwohnen. Vorteil hier ist, dass nur der Gastgeber ein Zoom-Konto benötigt. Alle weiteren Teilnehmer werden über einen Link zu der Veranstaltung eingeladen. Über den Link kann sich dann in das Treffen eingewählt werden.

Es gibt mehrere Tarife, von denen nur die Basis Version kostenfrei ist. Jedoch sind die Einschränkungen dann so hoch, dass die kostenfreie Version kaum sinnvoll nutzbar ist. In den kostenpflichtigen Versionen ist dann mehr möglich.

Neben den üblichen Funktionen können bei Zoom noch weitere Funktionen hinzugebucht werden. Beispielsweise ist es dann auch möglich Umfragen zu starten und Abstimmungen stattfinden zu lassen. Es können „Konferenzräume“ eingerichtet werden, in die sich einige
Teilnehmer eines Meetings zurückziehen können, um im kleineren Kreise Dinge zu besprechen. Mit der integrierten Whiteboardfunktion können die Teilnehmer gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Somit lassen sich mit Zoom auch sehr gut Schulungen und online Seminare abhalten.

Cisco Webex
Webex ist in der Funktionalität Zoom sehr ähnlich. Auch dieses Programm eignet sich am besten für große Konferenzen und Online Seminare. Ein Gastgeber kann seine Teilnehmer auch hier über einen Link zu seiner Veranstaltung einladen. Jedoch gibt es auch bei Webex verschiedene Tarife. Der Basis Tarif ist kostenfrei, alle weiteren Tarife sind kostenpflichtig. Auch hier finden sich viele Ähnlichkeiten mit Zoom.

Jitsy Meet
Jitsy ist eine weitere Konferenzsoftware, die aber (anders als alle bisherigen) keinen Download und keine Registrierung benötigt. Das Organisieren und Abhalten der Treffen findet nur über den Browser statt. Man geht auf die Seite von Jitsi, erstellt dort einen Namen und Link für die Veranstaltung und kann darüber die Personen einladen, die an dem Online Meeting teilnehmen sollen. Auch gibt es keine Begrenzung der Teilnehmer oder der Zeit des Meetings. Die Funktionen, wie die Bildschirmübertragung oder das Teilen von Dateien ist ebenfalls möglich. Zudem ist alles kostenlos. Somit ist auch Jitsi ein durchaus empfehlenswertes Instrument zum Abhalten von Online Meetings.

Bei Fragen zu den Online Formaten, können Sie gerne jederzeit bei uns in der Geschäftsstelle anrufen! Wir werden in Kürze auch einige Anleitungen für Sie auf der Homepage bereithalten. Diese können Sie sich dann runterladen und ansehen, um Schritt für Schritt ein Meeting zu erstellen oder an Meetings teilzunehmen.

Jasmin Nühs

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Ihr Ansprechpartner

Referentin für Öffentlichkeitsarbeit, Anerkannter Fachbetrieb
Jasmin Nühs
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