Beruf & Bildung
27.11.2020

Wie gut die Technik sein sollte!

Vom Feld ins Büro

Teil 1
Zeiteinsparungen – mehr Produktivität – geringere Kosten: das sind die Aussagen von Soft- und Hardwareherstellern, wenn es um neue Produkte geht. Verbessern Sie Ihre Rentabilität durch Investitionen in moderne Software und PC´s! Nur was ist wirklich notwendig?

Der PC oder das Notebook ist fünf bis sechs Jahre alt, läuft noch mitWindows 7 oder schon mit Windows 10, ist dafür aber teilweise mit alterSoftware bestückt? Dann sind Siein guter Gesellschaft – so ergeht esdem Großteil aller PC-Nutzer. Es gibt Betriebe, in denen die PC´s bereits älter als 5 Jahre sind und es gibt die, die alle 2 Jahre ihre Technik auf denneusten Stand bringen. Der Unterschied unter unseren Mitgliedern könnte nicht größer sein.

Bloß wie handhabt man diesen Bereich des Büro-Managements? Nicht jeder kann mit dem Fortschritt mithalten und entscheiden, was wirklich notwendig ist. Oft sind es die Mitarbeiter, die nach neuen PC´s fragen, weil die Technik zuhause meist moderner ist. Ich glaube, dass jedem durchaus bewusst ist, was IT heute leisten kann. Auch wir in der Geschäftsstelle haben uns Anfang des Jahres für einen radikalen IT-Wandel entschieden. Unter den Bedienungen von damals und heute, möchten wir unsere Erfahrungen mit Ihnen teilen.

Ist die IT am Arbeitsplatz noch zeitgemäß?
Früher war alles einfacher, der PC mit Windows 95, 97 oder sogar 98 hat alles das geboten, was man für seine Arbeit benötigte. Heute spricht man von Cloud, Datenmanagement,
Industrie 4.0, Firewall, Datenschutz und -sicherheit.

Fakt ist: Lohnunternehmer, unabhängig von ihrer Betriebsgröße, kommen an dem Wandel nicht mehr vorbei. Bei allen Vorteilen, die durch die Entwicklung der Geschäftsprozesse entstehen, steigt auch der Druck, diese anzupassen und zu automatisieren, um sich zukünftig gegenüber dem Wettbewerb zu behaupten.

Vergleichen wir es mit den Maschinen in Ihrem Betrieb. Sie binden neue Maschinen und Dienstleistungen in Ihr Portfolio ein, um sich am Markt zu behaupten, dann sollte dies auch im Büro passieren. Denn nicht nur auf dem Feld ist die aktuelle Technik eine Arbeitserleichterung. In vielen Fällen ist IT nicht nur eine Erleichterung, sondern eine Voraussetzung, die durch die Landwirtschaft auch von den Agrardienstleistern gefordert wird.

Die IT muss stärker in die Entwicklung des Unternehmens einbezogen werden. Dazu gehören auch, Facebook, Instagram und eine eigene Website. Werden Sie gefunden, wenn man Sie googelt? Dazu später mehr: Beginnen wir mit dem Büroarbeitsplatz.

Wenn wir heute neue Anschaffungen tätigen – egal ob Maschinen oder IT - verbinden wir es meist mit einer Vereinfachung oder Optimierung von Arbeitsabläufen. Es muss sich ja lohnen, wenn wir schon ein neues Gerät oder eine neue Software einsetzten, muss etwas besser werden. Wie z.B. eine Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter.

Meist wissen Arbeitnehmer jede Vereinfachung zu schätzen und sind oft produktiver und einfallsreicher, wenn die Technik stimmt. Egal ob drinnen oder draußen.

Definieren wir die optimale Grundausstattung des Arbeitnehmers im Büro:
  1. Laptop, PC mit Windows 10
  2. ein Bildschirm ist ausreichend, mit zwei wird das Arbeiten angenehmer
  3. Tintenstrahl- oder Laserdrucker, Scanner
  4. Telefon, Internetanschluss
  5. eine eigene E-Mail-Adresse
Die kommende Jahreszeit lädt dazu ein sich mehr mit dem Thema auseinanderzusetzten. Die Definition „optimaler Arbeitsplatz“ bedeutet nicht, dass sie alle Geräte in Ihrem Unternehmen austauschen sollen. Aber wie fängt man an?

Wann sollte man einen neuen Computer kaufen?
Natürlich kommt die neuste Software zur Anwendung und stellt in den meisten Fällen höhere Anforderungen an die Hardware, als vorherige Systeme. Wenn der alte Computer die Leistung nicht mehr erreichen kann, dann müssen entweder alte Hardwarekomponenten ersetzt werden oder man entscheidet sich für einen neuen Computer.

Ich denke, dass ein Computer gut und gern 5 Jahre im Betrieb sein kann, bis man sich einen Neuen zulegen sollte. Nach einem halben Jahrzehnt ist sicherlich ein neues Betriebssystem auf den Markt gekommen und die Speicherkapazität wird um ein Vielfaches gestiegen sein. Außerdem braucht man immer schnellere Prozessoren, um ausreichend Arbeitstempo erreichen zu können.

Für einfache Büroanwendungen, wie zum Beispiel Mails abzurufen und zu bearbeiten reicht ein alter Rechner vollkommen aus. Stimmt das? Jein! Natürlich brauchen Sie kein Highend Gerät, um Ihre Mails abzurufen, aber dennoch sollten folgende Punkte nie außer Acht gelassen werden:
  • Arbeite ich mit dem aktuellen Betriebssystem?
  • Sind alle erforderlichen Updates installiert?
  • Habe ich einen Virenschutz?
Die häufigsten Probleme am PC

Softwareprobleme

Wenn eine Software regelmäßig abstürzt oder sogar einfriert, ist dies ein deutliches Zeichen dafür, dass etwas nicht stimmt. Dann stoßen die Programme auf Probleme, das kann den
kompletten Computer verlangsamen und zu einem Blue Screen führen. Hier kann es sich um mehrere fehlerhafte Anwendungen handeln.

Nachlassende Leistung
Wenn Ihr Rechner auffallend langsam und träge läuft, liegt das möglicherweise an unzureichendem Speicherplatz oder an veralteter Software. Einen Virenbefall sollten Sie in einer solchen Situation ebenfalls nicht ausschließen und umgehend einen Virenscan durchführen. Manchmal reicht es allerdings auch aus, wenn Sie etwas Platz auf der Festplatte schaffen und zudem veraltete Programme und Dateien restlos entfernen. Ändert diese Maßnahme nichts am Verhalten des Rechners, kommt er möglicherweise aufgrund veralteter Hardware mit moderner Software schlecht zurecht – dies ist ein klares Zeichen von Altersschwäche.

Updates
Wer fällige Updates vernachlässigt, setzt seinen PC ungeahnten Gefahren aus und nimmt schwerwiegende Sicherheitslücken in Kauf, die den PC angreifbar machen.

Ordnung schaffen
Büroarbeit ist nicht beliebt. Einfache Mittel bringen Ordnung ins Büro. Ist Ihr Büro gut organisiert, müssen Sie sich nicht fragen, was mache ich heute? Oder welche Rechnung ist noch zu schreiben?

Was erreichen wir damit?
Zeitersparnis und Effizienz! Sollten Sie Hilfe brauchen bei der Anschaffung von Computern, oder Computersystemen ist der Verband die richtige Stelle. Wir klären Sie gern über die Notwendigkeiten in der EDV auf.

Die Artikelreihe Vom Feld ins Büro – Wie gut die Technik sein sollte! Wird in der nächsten Ausgabe von LU aktuell 12/2020 mit dem Thema Software fortgesetzt.

                                   Zusammenfassung ein moderner Arbeitsplatz

 Hardware:

 Aktueller Laptop/PC (optimal mit Dockingstation)
  • i3/i5 Generatio (je nach Anforderung)
  • Windows 10
  • für flüssiges Arbeiten eine SSD Festplatte eine HDD Festplatte nur zur Datensicherung
  • 8 – 16 GB Arbeitsspeicher sind heutzutage Standard (wobei 8 GB i.d.R. für den normalen Betrieb ausreicht)
  • möglichst Businessgeräte kaufen, da diese Robuster und langlebiger sind z.B. Dell, Lenovo, Think Pad Serie, Terra
  • = Kosten für ein solches Gerät liegen ca. bei 800 – 1200 €
 1 – 2 Monitore je nach Bedarf (2 für den Disponenten)
  • 24–27 Zoll
  • Full HD Auflösung
  • auf Energieeffizienz achten
  • 60 Hz Bildwiederholungsrate
  • Auf andere Ausstattungsmerkmale wie 122 Hz oder besondere Rektionszeiten kann verzichtet werden, da diese nur für Gaming interessant sind.
  • = Kosten für ein solches Gerät liegen ca. bei 180 – 350 €
 Externe Festplatte/Netzwerkspeicher für Datensicherung
  • Je nach Sicherungsart muss das Speichermedium ein Vielfaches des Speichervolumens der Nutzdaten vorhalten (wenn z.B. 100 GB Daten auf dem Laptop vorhanden sind und man möchte jeden Abend eine Vollsicherung durchführen, müssen mindestens 700 GB vorhanden sein, damit man eine Woche rückwirkend wiederherstellen kann).
 Ergonomische Tastatur/Maus Telefon mit Headset

Diana Husse

zur Übersicht

Ihr Ansprechpartner

Lohnunternehmer Service GmbH, DeLuTa
Diana Husse
Telefon: 05031/51945-10
E-Mail: